こんにちは！
Gクリエイト“Xリース”運営部です。
社用車は業務効率を高めるだけでなく、移動手段としても重要な資産です。
リースをご利用いただく場合は弊社が管理をお手伝いしますが、導入後の適切な運用管理を自社で理解しておくことも欠かせません。
社用車をただ使うだけでは、様々なトラブルやリスクが発生する可能性があります。
このブログでは、社用車の運用における基本的なルールと、リスク軽減につながるポイントについてご紹介します。
事例としては、社用車の通勤利用による問題点がありました。
A社では、社用車の通勤利用に関して、最初は特にルールを定めていませんでした。
ある日、社員の一人が社用車を使って自宅から会社まで通勤する途中、交通事故を起こしてしまいました。
社員は軽傷でしたが、事故の責任は業務中だったかどうかで曖昧になり、会社が一部の責任を負うことになりました。
さらに、その社員は私的な用事を済ませるため、通勤途中に遠回りをしていたことが後から発覚しました。
会社としては、業務とは無関係の事故であり、本来は責任を負うべきではなかったかもしれませんが、ルールが明確でなかったため、対応に時間がかかり、結果的に会社側が損失を被る結果となりました。
この事例から、社用車の利用に関する明確なルール設定の重要性が浮き彫りになりました。
特に、通勤や私用での利用については、あらかじめルールを策定し、全社員に徹底して共有することが不可欠です。
１、車両管理規定の整備
事例を確認していくと社用車の運用がポイントであることがわかります。
「車両管理規定」を策定し、運用ルールを文書化しておくことが重要です。
この規定には、以下のような内容を含めることが推奨されています。
・使用目的の明確化…業務以外での利用禁止や、私的使用時のルール。
・運転者の義務…安全運転の徹底、違反時の報告義務。
・定期点検とメンテナンス…安全運行のための車両点検や整備スケジュール。
・事故対応マニュアル…事故やトラブルが発生した場合の対応方法。
上記のような内容を文書化することで、全社員が社用車の使用ルールを理解できるようになっていきます。
また、会社のリスクを最小限に抑えることが可能になります。
２、車両管理業務の目的
社用車を効率的に管理することの目的は、単に車両を保有することではなく、業務の生産性向上と安全確保、そしてコスト削減を実現することも含みます。
例えば、燃料費やメンテナンス費用が過剰にかからないよう、適切な管理を行うことで経費を抑えられるからです。
また、社員が安全に運転できる環境を整えることで、事故のリスクを減らすことも可能です。
3、リスク軽減のための視点
社用車の管理には、経費だけでなく、会社全体のリスクを減少させる重要な側面があります。
ルールが整備されていないと、事故やトラブルが発生した際に会社の責任が問われ、さらには信用失墜につながる恐れもあります。
そのため、以下の視点を持つことが重要です。
・定期的な運転者教育…安全運転に関する研修や講習を行い、社員の安全意識を高める。
・使用状況のモニタリング…PSなどの技術を活用し、車両の使用状況をリアルタイムで管理する。
・事故対応の迅速化…万が一の事故時に迅速に対応できる体制を整えておく。
これらの対策を年間計画に盛り込みながら進めることで、社用車に関するトラブルを未然に防ぎ、会社のリスクを最小化することができます。
社用車の適切な運用管理は、会社の効率向上とリスク軽減に直結する重要な業務です。
車両管理規定の整備や社員への周知、定期的なメンテナンスや安全教育を徹底することが求められます。
イメージしていただきたいのは、リスクを抑えつつ社用車を有効に活用できている会社です。
弊社のＸリースでは社用車管理を一括サポートしていますが、自社でのルールを決めることも非常に重要です。
利用する社員の『安心』にもつながります。
社用車の導入を検討している企業や、すでに導入済みの企業は、今一度運用ルールを見直し、リスク管理に万全を期すことをオススメします。
社用車についてお困りのことがあれば、ぜひGクリエイトにご相談ください！
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